La gestione della privacy dalla selezione all’assunzione del personale
Il curriculum è considerato un dato personale e come tale le modalità di trattamento e la sua tutela sono ricondotte alla competenza del Regolamento Europeo 679/2016 (GDPR) sia nel caso in cui il rapporto di lavoro sia in corso sia nel caso in cui non si sia costituito oppure ancora nel caso in cui di rapporto di lavoro si sia concluso.
Sono sottoposti alla tutela del GDPR:
- I curricula inviati spontaneamente;
- I curricula sollecitati da annunci;
- I curricula raccolti per via telefonica o posta elettronica;
- I curricula inviati a mezzo fax.
In ognuno dei casi sopracitati deve essere fornita l’informativa relativa al trattamento al momento del primo contatto successivo, ad esempio nel caso di curricula raccolti via posta elettronica l’informativa viene fornita con messaggio (anche automatico) di risposta.
Tutela nella fase pre assuntiva
Nonostante il rapporto di lavoro non sia stato ancora costituito, il lavoratore trova tutela nel Regolamento anche nella fase precedente l’assunzione attraverso una serie di limiti:
- L’art. 8, Legge n. 300/1970 (Statuto dei Lavoratori) vieta al datore di lavoro di condurre indagini, anche attraverso l’ausilio di terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonché su fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale del lavoratore sia ai fini dell’assunzione sia nel corso dello svolgimento del rapporto di lavoro perché di natura discriminatoria.
Deroga alla regola è prevista nel momento in cui tali opinioni costituiscano un presupposto rilevante e\o decisivo per l’affidabilità del lavoratore in relazione alle mansioni ad esso affidate. È sottintesa l’esclusione dei lavoratori che svolgono mansioni neutre; - Sono nulle le clausole di un bando di concorso che prevedono che non si debba avere un titolo di studio superiore a quello richiesto per ricoprire un determinato posto;
- È altresì nulla la clausola di un contratto di lavoro che prevede la nullità del contratto stesso qualora il dipendente in sede di assunzione sia reticente in merito al possesso di un titolo di studio superiore a quello richiesto per il posto che lo stesso deve andare a ricoprire;
- la Cassazione considera nulle le clausole di bandi di concorso che subordinano l’assunzione all’esistenza o meno di vincoli di parentela con i dipendenti dell’ente. In altre parole è negata l’incidenza nel rapporto di lavoro di fatti non rilevanti circa l’attitudine professionale del lavoratore;
- sono considerate nulle le clausole di bandi di concorso che prevedono quale titolo preferenziale per l’assunzione, la residenza del concorrente nel Comune di destinazione;
In ogni caso è riconosciuta al datore di lavoro la possibilità di valutare, ai fini della ravvisabilità della sussistenza di una giusta causa di licenziamento, fatti e comportamenti privati del dipendente che siano tali da incidere sull’elemento fiduciario del rapporto e siano divenuti di pubblico dominio in quanto sottoposti a vaglio in sede di dibattimento penale.
La dottrina ritiene che possa ritenersi lecita la richiesta da parte del datore di lavoro del certificato relativo ai precedenti penali del dipendente al fine di subordinare l’assegnazione di determinate mansioni all’assenza di precedenti penali a carico del lavoratore.
Acquisizione dei dati al momento dell’assunzione
Chi può acquisire i dati personali dei lavoratori? E come deve trattarli?
L’art. 29 GDPR stabilisce che il responsabile del trattamento, o chiunque agisca sotto la sua autorità o sotto quella del titolare del trattamento, che abbia accesso a dati personali li può trattare solo se è stato adeguatamente istruito in tal senso dal titolare del trattamento, salvo che lo richieda il diritto dell’Unione o degli Stati membri. In caso di violazione è prevista una sanzione che può avere un valore economico pari a 10 milioni di euro o al 2% del fatturato mondiale se superiore.
Inoltre, previa autorizzazione del Garante al trattamento dei dati personali sensibili per la gestione del rapporto di lavoro, è possibile raccogliere tutte le informazioni pertinenti e non eccedenti dell’interessato come una disabilità propria o di familiari ed affini per usufruire di diritti correlati.
Gli strumenti di cui ci si può avvalere per la raccolta dei dati sono:
- i questionari per la selezione che però non devono essere inerenti a informazioni sulla vita privata e sulla dignità della persona (es. rapporti affettivi, vita sessuale, precedenti giudiziari);
- test attitudinali che, tenuto conto delle indicazioni fornite dal Garante Privacy, devono:
- essere preceduti da un’adeguata informativa;
- indicare se la risposta è obbligatoria o facoltativa e in caso di obbligatorietà indicare le conseguenze della mancata risposta;
- Indicare gli eventuali soggetti esterni che collaborano alla messa a punto dei test e alla successiva elaborazione delle risposte, e che possono quindi avere accesso ai dati;
- I dati richiesti devono essere pertinenti alle finalità per le quali sono raccolti;
- Rispettare la libertà del lavoratore di non manifestare le proprie opinioni politico-sindacali;
- Quando è necessario o opportuno raccogliere valutazioni sulla gestione dell’ente o dell’impresa, i dati devono essere richiesti in forma anonima.
- Valutazioni dei dipendenti che devono essere:
- Chiare e comprensibili
- Sottratte sia al diritto di ratifica ed integrazione sia al diritto di accesso alle valutazioni che si inseriscono in un processo decisionale datoriale
- Cartellini identificativi purché siano conformi alle esigenze di rapporto con il pubblico e tutelino la sicurezza dei lavoratori.
